Znacie już Tomka i Anię (nie? To koniecznie przeczytajcie!). Czas poznać Jagodę. Jagoda od wielu lat pracuje w dziale księgowości i rozliczeń w średniej wielkości firmie produkującej opakowania. Niedawno awansowała na główną księgową. To awans absolutnie zasłużony, Jagoda jest naprawdę rzetelnym pracownikiem i znakomicie wykształconą księgową. Po chwilowej ekscytacji przyszła pora na moment refleksji i pojawiły się obawy.

Jagoda wie, że teraz na niej, czyli kierowniku jednostki, spoczywa odpowiedzialność za bezpieczne przechowywanie i ewidencjonowanie wielu dokumentów. Sprawozdania finansowe, rejestry VAT sprzedaży i zakupów, księgi podatkowe i wszystkie inne dowody dokumentujące działalność przedsiębiorstwa muszą być należycie zabezpieczone. Nie tylko przed zniszczeniem, ale też przed dostępem w niepowołane ręce, możliwością ingerencji czy zmian dokonanych przez osoby trzecie.

Dlaczego Jagoda tak się tym martwi? Bo wie, że obecnie firma nie przywiązuje przesadnej wagi do bezpieczeństwa danych. Dokumenty księgowe czy kadrowo-płacowe porozrzucane są w różnych miejscach, szafkach, szafeczkach i niby wszystko jest, tylko niczego nie można znaleźć. System weryfikacji uprawnień dostępu do dokumentów właściwie nie istnieje, a przecież dzięki niemu można ograniczyć dostęp do konkretnych informacji tylko do grupy osób, które są do tego uprawnione. Pracownicy nie mają świadomości, jaką wrażliwość posiadają informacje, do których mają dostęp. Krótko mówiąc bezpieczeństwo firmowych dokumentów – tych przechowywanych fizycznie, i tych w chmurze – pozostawia wiele do życzenia, a na to nie ma zgody obecnej głównej księgowej.

Czas to zmienić! Nowe stanowisko dodaje Jagodzie pewności siebie i z propozycją nie do odrzucenia udaje się do właściciela. Jagoda chce, aby od teraz wszystkie fizyczne dokumenty firmowe trafiały do certyfikowanej szafy zamykanej na klucz. Nie do szafki pod biurkiem Kazimierza czy szafy za recepcją, która pamięta czasy, kiedy była po prostu szafą na okrycia wierzchnie, ale w którymś momencie została przeorganizowana na szafę na dokumenty. Do porządnej metalowej szafy, z porządnym zamkiem, która zagwarantuje, że przypadkowa osoba odwiedzająca biuro, firma sprzątająca czy monter naprawiający klimatyzację nie będą mieli dostępu do dokumentów.

- Ma pan księgową z prawdziwego zdarzenia, czas na takie same szafy! – kończy swój wywód Jagoda. 2 tygodnie później wszystkie dokumenty trafiły na odpowiednie półki w certyfikowanych szafach i żyły długo i szczęśliwie w porządku i pewności, że nic im nie zagraża.

Bądź jak Jagoda! Dbaj o porządek i bezpieczeństwo dokumentów w swojej firmie. 

Jestem jak Jagoda. Dbam o porządek i bezpieczeństwo dokumentów w mojej firmie.